Разработка руководства по эксплуатации

Под руководством по эксплуатации (сокращенно – РЭ) понимается эксплуатационный документ, который разрабатывается производителем или дистрибьютором техники, оборудования, различных приборов. РЭ оформляется на бумаге или в электронном виде. Оно призвано проинформировать покупателя о том, как безопасно обращаться с товаром, как эффективно использовать устройство.

Зачем разрабатывается РЭ

Создание руководства по эксплуатации – это не право, а обязанность предпринимателей, которые выпускают в обращение технические средства. Документ нужен для проведения сертификации или декларирования приборов, устройств. Также РЭ необходимо компаниям, которые занимаются:

• транспортированием продукции;
• импортно-экспортными операциями;
• реализацией.

РЭ формирует положительный имидж производителя в глазах покупателя, потому что демонстрирует готовность компании снабдить пользователя всеми необходимыми сведениями о приборе.

В РЭ содержится информация о том, как использовать товар, хранить, транспортировать и утилизировать. Оно составляется отдельно на каждый вид продукции или на группу однотипных товаров, функционирующих по общему принципу.

РЭ действует бессрочно. Если меняется порядок эксплуатации или технические характеристики изделий, предприятию необходимо оперативно внести коррективы или дополнения.

Какая информация включается в РЭ

Требования к руководству по эксплуатации оборудования устанавливаются российскими государственными стандартами, в том числе ГОСТ Р 2.610-2019, ГОСТ 2.601-2019 и ГОСТ 2.105-2019. В РЭ должны присутствовать следующие сведения:

• название прибора;
• его технические параметры;
• описание принципа работы изделия и поддерживаемых функций;
• информация о комплектации;
• правила использования техники;
• периодичность и порядок техобслуживания;
• перечень возможных неисправностей и алгоритм действий при их обнаружении;
• требования к складированию, транспортировке и уничтожению оборудования;
• данные об изготовителе;
• дата производства техники.

Недочеты и ошибки, допущенные на этапе разработки руководства по эксплуатации, приводят к тому, что покупатель будет применять товар неэффективно или получит травму из-за небезопасного использования.

РЭ выполняет разъяснительную функцию, т.е. снабжает пользователя всей необходимой информацией для обращения с техникой. Поэтому его содержание обычно не ограничивается текстовой частью. Дополнительно присутствуют изображения, схемы, фотографии и т.д.

Требования устанавливаются не только в ГОСТ, но и в профильных технических регламентах (ТР ТС). Например, в отношении низковольтных устройств действуют положения ТР ТС 004/2011 и 020/2011. В нормативных актах указано, какая информация должна присутствовать в РЭ. Обозначено, что документ для товаров бытового назначения обязательно оформляется на бумажном носителе и вкладывается в упаковку с изделием. Если оборудование имеет промышленное назначение, предприятие вправе оформить РЭ в электронном виде.

Разработка руководства с инструкциями по эксплуатации на промышленную технику проводится в соответствии с ТР ТС 010/2011, на оборудование, работающее в условиях избыточного давления, – с ТР ТС 032/2023. В дополнение регламенты обязывают производителя / поставщика оформить паспорт товара, обоснование безопасности, расчеты на прочность.

Производителю также нужна техническая документация, в которой устанавливаются требования к продукции, алгоритмы приемки и проверки качества. Предприятие может работать по ГОСТ, выполняя все его нормативы, или по индивидуальному стандарту – техническим условиям (ТУ). Дополнительно составляется технологический регламент производства, в котором поэтапно расписан процесс выпуска оборудования.

Как оформляется РЭ

Где заказать руководство по эксплуатации? Компания или ИП может оформить документацию своими силами, если в штате есть работники с профильным опытом и знаниями, например, технологи  / конструкторы на производстве. Другой вариант – обратиться в центр сертификации (ЦС), чтобы эту работу выполнили эксперты в составлении технической документации. 

Работа с ЦС организована по следующему алгоритму:

1. Клиент обращается в центр и получает бесплатную консультацию экспертов.
2. Заказчик предоставляет необходимую для работы документацию.
3. С клиентом согласовывается стоимость услуг, заключается договор.
4. Эксперты изучают предоставленные документы и составляют РЭ согласно требованиям нормативно-правовых актов.
5. РЭ согласуется с заказчиком, при необходимости вносятся правки и дополнения.
6. Клиент получает РЭ и отчетные документы по оказанным услугам.

Точный срок и стоимость оформления зависят от специфики и сложности технических средств, законодательных требований к конкретному оборудованию, наличия у заказчика необходимой документации и сведений.

Что из документации нужно для оформления РЭ

Чтобы началась разработка руководства по эксплуатации по ГОСТ при содействии ЦС, предпринимателю надо предоставить:

• заявку;
• реквизиты заявителя;
• копии устава и учредительной документации;
• подробное описание устройств с указанием сферы использования;
• код ТН ВЭД или ОКПД2 на приборы;
• информацию о порядке обращения с оборудованием на разных стадиях жизненного цикла;
• данные о сроке службы, гарантийных обязательствах предприятия;
• ТУ или ГОСТ изготовителя;
• иные виды документации (в зависимости от специфики устройств).

Есть вопросы? Обратитесь в наш центр сертификации. Эксперты помогут оформить все виды технической документации, этикетки, протоколы испытаний сертификаты или декларации по техрегламентам ЕАЭС или Постановлению Правительства №2425, добровольные пожарные сертификаты или сертификаты ISO (ИСО) 9001, 14001, 45001, отказные письма. Клиент получает сопровождение «под ключ».