Все больше компаний предпочитают использовать электронный документооборот. Такое ведение деятельности предоставляет массу преимуществ и удобств. Намереваясь внедрить ЭДО, предпринимателям необходимо позаботиться о наличии ряда инструментов, без которых невозможно будет наладить документооборот в электронном виде.
Один из них – электронная подпись (ЭП). Это аналог подписи, за счет использования которой предприниматель, представитель фирмы имеют возможность визировать документы, направлять запросы, оформлять заявки и выполнять прочие действия в рамках ЭДО.
За помощью в получении ЭП для организации документооборота и применения ее в прочих сферах деятельности вы можете обратиться к специалистам информационного портала по сертификации «ВСЕ ТРТС».
Преимущество организации ЭДО
Ведение такой формы оборота документации предоставляет следующие преимущества предприятиям.
- Ужесточение контроля подлинности – в документ, подписанный ЭЦП невозможно внести изменения, так же как и скопировать другими лицами такую подпись не получится.
- Сокращение продолжительности оборота информации по сравнению сего стандартной формой.
- Сокращение расходов, которые присутствовали при необходимости доставки бумажной документации.
- Ускоренное создание отчетов по отдельных подразделениям или всей компании.
- Создание архива, в котором будет храниться необходимая документация фирмы. Обращаться к архиву сможет сотрудник, получивший разрешение на доступ.
Перечень выполняемых действий
Документооборот в электронной форме позволяет выполнять следующие действия:
- проводить регистрацию входящих и исходящих документов;
- отправлять отчетность в надзорные органы;
- участвовать в торгах;
- электронный арбитраж;
- вести учет оформленных резолюций и приказов;
- создавать и вести версии документации;
- вести журналы компании;
- переводить аналоговые формы документов в цифровые;
- формировать отчетность исходя из заданных критериев;
- формировать и заполнять бланки;
- создавать базы данных, отвечающих потребностям предприятия;
- формировать архивы за определенный промежуток времени;
- обеспечивать информационную поддержку.
Порядок действия при переходе на электронную форму ДО
Для внедрения электронного ДО компания проходит ряд этапов.
- Формирование приказа о переходе на систему.
- Выбор системы, которая будет подходить для организации.
- Определение решений, необходимых для компании.
- Выбор оператора системы.
- Подключение к ДО контрагентов.
- Получение электронной подписи.
Появился вопрос? Оставь заявку на бесплатную консультацию!
Оформление ЭП для ЭДО
ЭП – обязательный инструмент, без которого даже при условии выполнения прочих условий организации ЭДО обмена сведениями, визирование приказов, ведение журналов будет невозможно.
Установлено несколько видов подписей, которые могут быть использованы предпринимателями:
- простая. Это менее защищенный тип ЭП, который применяется при организации ЭДО. Преимущественно его применяют для организации только внутреннего документооборота;
- усиленная. Бывает квалифицированной (КЭП) и неквалифицированной (НЭП). Такой тип ЭП обеспечивает большую степень защиты пользователя.
При желании защитить данные компании, разграничить доступ к информации, предупредить доступ третьих лиц к данным компании, предприниматели обращаются за оформлением КЭП. Можно выделить следующие особенности применения квалифицированной подписи.
- Генерация ЭП выполняется удостоверяющим центром. Для законного выполнения такой функции УЦ проходит регистрацию в Минкомсвязи.
- Для обеспечения нормального функционирования ЭП предоставляется сертифицированное программное обеспечение.
- К ЭП прилагается сертификат. Он имеет структуру, отвечающую нормам, прописанным в приказе ФСБ РФ № 795.
Выбор оператора ЭДО
При организации электронного документооборота стоит уделить внимание выбору оператора. Он осуществляет следующие функции:
- решение споров при возникновении непредвиденных ситуаций;
- проверка каждого из абонентов, который регистрируется в системе;
- фиксация истории создания документации, внесения изменений;
- хранение информации в течение установленного срока;
- поддержка пользователей на протяжении функционирования ЭДО в компании.
Как получить ЭП – порядок действий?
Оформление ЭП для электронного документооборота проходит по определенному алгоритму.
- Заполнение заявки.
- Направление необходимой документации.
- Прохождение проверки.
- Установление личности лица, оформившего заявку на получение ЭП.
- Предоставление сертификата (для КЭП) и прочих средств, необходимых для ее функционирования.
- Ознакомление с информацией о порядке и особенностях применения ЭП.
- Направление сведений в систему идентификации.
Специалисты портала «ВСЕ ТРТС» готовы оказать комплексную помощь по оформлению всех необходимых документов для легального ведения бизнеса. Для получения более подробной информации о порядке получения ЭП, оформления сертификатов и деклараций, разработке нормативных бумаг заполните на сайте форму обратной связи. Все предоставляемые консультации бесплатны!
