ЭП для электронного документооборота

✅ Оформление ЭП для электронного документооборота проходит по определенному алгоритму. Специалисты портала «ВСЕ ТРТС» готовы оказать комплексную помощь по оформлению всех необходимых документов для легального ведения бизнеса.
ЭП для электронного документооборота

Все больше компаний предпочитают использовать электронный документооборот. Такое ведение деятельности предоставляет массу преимуществ и удобств. Намереваясь внедрить ЭДО, предпринимателям необходимо позаботиться о наличии ряда инструментов, без которых невозможно будет наладить документооборот в электронном виде.

Один из них – электронная подпись (ЭП). Это аналог подписи, за счет использования которой предприниматель, представитель фирмы имеют возможность визировать документы, направлять запросы, оформлять заявки и выполнять прочие действия в рамках ЭДО.

За помощью в получении ЭП для организации документооборота и применения ее в прочих сферах деятельности вы можете обратиться к специалистам информационного портала по сертификации «ВСЕ ТРТС».

Преимущество организации ЭДО

Ведение такой формы оборота документации предоставляет следующие преимущества предприятиям.

  1. Ужесточение контроля подлинности – в документ, подписанный ЭЦП невозможно внести изменения, так же как и скопировать другими лицами такую подпись не получится.
  2. Сокращение продолжительности оборота информации по сравнению сего стандартной формой.
  3. Сокращение расходов, которые присутствовали при необходимости доставки бумажной документации.
  4. Ускоренное создание отчетов по отдельных подразделениям или всей компании.
  5. Создание архива, в котором будет храниться необходимая документация фирмы. Обращаться к архиву сможет сотрудник, получивший разрешение на доступ.

Перечень выполняемых действий

Документооборот в электронной форме позволяет выполнять следующие действия:

  • проводить регистрацию входящих и исходящих документов;
  • отправлять отчетность в надзорные органы;
  • участвовать в торгах;
  • электронный арбитраж;
  • вести учет оформленных резолюций и приказов;
  • создавать и вести версии документации;
  • вести журналы компании;
  • переводить аналоговые формы документов в цифровые;
  • формировать отчетность исходя из заданных критериев;
  • формировать и заполнять бланки;
  • создавать базы данных, отвечающих потребностям предприятия;
  • формировать архивы за определенный промежуток времени;
  • обеспечивать информационную поддержку.

Порядок действия при переходе на электронную форму ДО

Для внедрения электронного ДО компания проходит ряд этапов.

  1. Формирование приказа о переходе на систему.
  2. Выбор системы, которая будет подходить для организации.
  3. Определение решений, необходимых для компании.
  4. Выбор оператора системы.
  5. Подключение к ДО контрагентов.
  6. Получение электронной подписи.

Узнать подробнее про документ

требуется ли он для вашей продукции или услуги и как его можно заказать?

Оформление ЭП для ЭДО

ЭП – обязательный инструмент, без которого даже при условии выполнения прочих условий организации ЭДО обмена сведениями, визирование приказов, ведение журналов будет невозможно.

Установлено несколько видов подписей, которые могут быть использованы предпринимателями:

  • простая. Это менее защищенный тип ЭП, который применяется при организации ЭДО. Преимущественно его применяют для организации только внутреннего документооборота;
  • усиленная. Бывает квалифицированной (КЭП) и неквалифицированной (НЭП). Такой тип ЭП обеспечивает большую степень защиты пользователя.

При желании защитить данные компании, разграничить доступ к информации, предупредить доступ третьих лиц к данным компании, предприниматели обращаются за оформлением КЭП. Можно выделить следующие особенности применения квалифицированной подписи.

  1. Генерация ЭП выполняется удостоверяющим центром. Для законного выполнения такой функции УЦ проходит регистрацию в Минкомсвязи.
  2. Для обеспечения нормального функционирования ЭП предоставляется сертифицированное программное обеспечение.
  3. К ЭП прилагается сертификат. Он имеет структуру, отвечающую нормам, прописанным в приказе ФСБ РФ № 795.

Выбор оператора ЭДО

При организации электронного документооборота стоит уделить внимание выбору оператора. Он осуществляет следующие функции:

  • решение споров при возникновении непредвиденных ситуаций;
  • проверка каждого из абонентов, который регистрируется в системе;
  • фиксация истории создания документации, внесения изменений;
  • хранение информации в течение установленного срока;
  • поддержка пользователей на протяжении функционирования ЭДО в компании.

Как получить ЭП – порядок действий?

Оформление ЭП для электронного документооборота проходит по определенному алгоритму.

  1. Заполнение заявки.
  2. Направление необходимой документации.
  3. Прохождение проверки.
  4. Установление личности лица, оформившего заявку на получение ЭП.
  5. Предоставление сертификата (для КЭП) и прочих средств, необходимых для ее функционирования.
  6. Ознакомление с информацией о порядке и особенностях применения ЭП.
  7. Направление сведений в систему идентификации.

Специалисты портала «ВСЕ ТРТС» готовы оказать комплексную помощь по оформлению всех необходимых документов для легального ведения бизнеса. Для получения более подробной информации о порядке получения ЭП, оформления сертификатов и деклараций, разработке нормативных бумаг заполните на сайте форму обратной связи. Все предоставляемые консультации бесплатны!

С этой статьей также читают

ЭЦП для Госуслуг
Действующее законодательство оставляет юридическим и физическим лицам право решать административные вопросы без личного визита в государственные орган... далее
ЭЦП для честного знака
Наличие ЭЦП позволяет вести электронный документооборот, подписывать цифровые документы и отчетность. Для продукции, на которую распространяется марки... далее

ЗАДАТЬ ВОПРОС ЭКСПЕРТУ

logo