Электронный документооборот

Электронный документооборот – новая реальность в  бизнесе. Компаний,  перешедших на электронный документооборот с каждым днем становится все больше. Что это такое? Почему это удобно? Об этом поговорим ниже.

Электронный оборот.  Что это такое?

Электронный документооборот- это передача документов (договоры, счета, счет-фактуры, акты выполненных работ и другие)  посредством специального программного обеспечения.  Документы при этом подписываются электронной подписью и абсолютно  равнозначны оригиналам документов бумажным с юридической точки зрения.

Где происходит обмен электронными документами?

Передача электронных документов происходит в различных системах (операторы ЭДО). Таких сейчас уже не мало. Самые популярные: Synerdocs, Диадок, Босс-Референт, Дело, CompanyMedia, DocsVision, Documentum и другие. Данные системы включены в систему доверия ФНС РФ.

Как подключиться к системе?

Как правило,  подключиться к системе и начать пользоваться услугами той или иной системы ЭДО довольно просто. Вначасле нужно осуществить вход в электронный документооборот. Обычно требуется заполнить небольшую заявку. В ней указываются данные по организации, которая будем пользоваться ЭДО, ИНН, КПП, конечно же, название организации, нужно отметить планирует ли компания только получать документы  или высылать их также.

Многие ошибочно полагают, что  электронным документооборотом можно пользоваться только с частными компаниями, с разными ИП и ООО. Но это не так. ЭДО активно используют и Госорганы.

Как происходит сам обмен документами при электронном документообороте?

Пересылать документы в системах ЭДО, подписывать их, хранить и управлять потоком документов  очень просто. В системах простая навигация, как правило, а сам процесс выглядит следующим образом: на первом этапе компания, конечно же, регистрирует себя. После высылает запрос компании контрагенту на принятие и подпись документов. Компания контрагент принимает данное приглашение и после того как документы будут подписаны. Останется только выслать их обратно при необходимости.

Какие преимущества компании дает внедрение  системы?

Преимуществ, на самом деле, немало. Самые основные ниже:

• скорость передачи документов. Это, пожалуй, главное преимущество. Предположим, компании необходимо в кратчайшие сроки подписать договор. При отправке документов курьером пройдет от нескольких часов до нескольких дней в зависимости от того. Где находится контрагент. В ЭДО же процесс принятия и подписи документов занимает от нескольких минут. В наши дни – экономия времени – это гигантское преимущество.
• экономия денежных средств. Как минимум, компания экономит на курьерах, а часто, если компания активно пользуется услугами сервисов отправки, это не копейки. Также происходит экономия средств, так как сокращаются средства на содержание архива  (не нужно тратить деньги на аренду помещения для хранения документов), снижаются также затраты на печать и канцтовары.
• огромное преимущество – это снижение риска утери документов. При ведение бумажного документооборота. Такой риск есть. Как минимум может сработать человеческий фактор. При использование ЭДО, такой риск равен нулю. Все принятые, подписанные и отправленные документы хранятся в архиве электронном. Отсюда также вытекает преимущество  опять же – экономия времени, так как если документы будут утеряны. То потребуется немало времени что-бы их восстановить и подписать вновь.
• доступ к ресурсу без ограничения по времени. В систмеу ЭДО можно войти в любое время (24/7) принять, изучить и подписать документы можно “не дожидаясь понедельника”.
• можно, конечно же, ускорить бизнес-процессы. Причем мы говорим не о перестроение, а об оптимизации бизнес-процессов. Как уже писалось выше, получить документ, согласовать его, подписать и выслать обратно можно за несколько секунд. При этом, сотрудники, которые были заняты  ведением документооборота продолжат этим заниматься, только делать они это будут уже в электронном формате. То есть привычная схема распределения обязанностей в компании, как мы видим, не поменяется.
• не малым преимуществом является то, что  документооборот становится прозрачным. При отправке документов по старинке, контрагент, как правило, не знает на каком этапе и где его документы на данном этапе. Они могут быть потеряны, а если потеряны то кем. Слишком много вопросов. При ЭДО же, все действия контрагентов системы фиксируют. Информацию об этих действиях нельзя удалить или скорректировать. И контрагенты всегда будут знать на каком этапе согласования находятся подписание документов. В сервисе отображается информация: получил ли контрагент документы, согласовал ли он их, подписал ли.
• позволяет упростить взаимодействие с госорганами.  Документы пересланные, подписанные по ЭДО признаются юридически значимыми. Данные документы можно предоставлять в суды и государственные органы. Например, их принимает налоговая.
• есть еще одно немаловажное преимущество. Которое также стоить отметить – это минимизация количество ошибок, допущенных при подписании документов. Система ЭДО, как правило, проверяют документы  перед подписанием и отправкой. Система проверяет легитимность электронной подписи, соответствуют ли документ нормативно-правовым актам.

Насколько безопасно использовать ЭДО?

Многие скажут. Что пересылка документов по емэйл альтернатива ЭДО. На самом деле это не так -  и главное отличие это вопрос безопасности. Пересылка документов по электронной почте не обеспечивает конфиденциальность данных. К сожалению, есть вероятность, что злоумышленники взломает почту и выкрадут ценную и информацию.

При использовании ЭДО такой вероятности нет, так как данные имеют защиту шифрованием.  Также невозможно будет изменить сам документ, который уже подписан специальным сертификатом цифровой подписи, об этом обязательно узнает отправитель документа.

Есть ли минусы у такого документооборота?

На самом деле, многие предприятия все еще опасаются переходить на ЭДО, так как услуга эта можно сказать новая и овеяна некоторыми мифами. Рассмотри некоторые из них.

Главный миф - многие считают, что ЭДО это сложно. На самом деле, это не так и можно утверждать, что это проще, чем бумажный документооборот. Стоит только начать. Разобраться в ЭДО не сложно. Все папки подписаны. И в системе легко разобраться.

Второй миф – невозможно работать по ЭДО с госорганами. Как уже писалось выше, это не так. Закон нашей страны приравнивает документы, пересланные и подписанные по ЭДО с бумажными документами.

Третий – считают, что хранить документы в бумажном виде надежнее, чем в электронном.  И это тоже, безусловно, миф.  Не более. Кажется, что документы  в бумажном виде всегда под рукой и никуда деться не могут. На самом деле, как уже писалось Выше бумажные документы могут потеряться, курьер может их не доставить, сотрудники могут просто выкинуть их по ошибке. При Эдо же такой вариант  событий просто невозможен. Все документы хранятся в электронном формате. И достать их можно в любой момент времени.

Осталисьвопросы, обращайтесь к нам в центр заполнив форму обратной связи на сайте!